Mengenal HORENSO: Metode Pelaporan Kerja ala Jepang

vnmanpower dot com
vnmanpower.com

“Makanya horenso-nya dong, share, jangan apa-apa dipikir sendiri.”

Bagi teman-teman yang sedang atau pernah bekerja di perusahaan Jepang, tentunya tidak asing dengan kalimat di atas. Biasanya kalau atasan mengetahui ada masalah dengan tugas yang sedang dikerjakan bukan dari kita langsung, kalimat teguran di atas akan kita dapatkan. Horenso ini adalah salah satu elemen dari budaya kerja Jepang.

Perusahaan – perusahaan Jepang menggunakan horenso dalam komunikasi bisnis internal mereka. Horenso sendiri sebenarnya adalah akronim dari Hokoku-Renraku-Sodan atau Report (Melapor) – Contact (Menghubungi) – Consult (Berkonsultasi). Metode ini dapat dipraktikkan oleh seorang atasan dan seorang bawahan, klien dan pemasok, manajer dan staf.

Latar Belakang

Ditemukan suatu temuan yang menarik oleh seorang pionir keselamatan industri AS bernama Herbert Heinrich (1886-1962). Bahwa di dalam 1 kecelakaan pada lingkungan kerja, di belakangnya ada 29 “kecelakaan kecil” yang mengikuti sebelumnya. Kumpulan masalah yang dianggap remeh/kecil ternyata menjadi akumulasi yang menyebabkan masalah besar. Heinrich menyebutkan jika human error atau kesalahan manusia adalah penyebab penumpukkan masalah tersebut.

Frank Bird Jr. (1921-2007) menyempurnakan teori Heinrich dengan menekankan bagaimana pentingnya manajemen kontrol dalam suksesnya program pencegahan kecelakaan. Diperlukan informasi dan penjelasan tentang bahaya yang ada sehingga dapat dicegah terjadinya kecelakaan yang tidak perlu.

Tujuan

Dari 2 teori di atas, terdapat akar masalah yang sama tentang bagaimana kecelakaan atau masalah terjadi. Yaitu human error yang kebanyakan berupa lupa dan kekurang pahaman sumber daya manusia terkait atas pekerjaannya. Horenso bertujuan untuk

menciptakan lingkungan kerja di mana segala informasi tersampaikan dengan cepat dan benar, serta setiap kemajuan suatu aktivitas bisa diketahui oleh banyak orang karena adanya laporan yang intens.

  1. Hokoku – Melapor/Report

Memberi update progress pekerjaan kepada atasan sebagai pemberi tugas.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam hokoku:

  • Melaporlah sebelum ditanya.
  • Jangan hanya melaporkan hasil kerja namun laporkan juga kemajuannya.
  • Laporkan juga hal-hal yang terkait dengan penugasan , meskipun kelihatan tidak penting maupun terlihat tidak relevan.

 Langkah untuk hokoku:

  1. Mulailah dengan memaparkan apa yang menjadi kesimpulan dalam laporan.
  2. Laporkan hal-hal yang menjadi alasan, latar belakang dan berikan informasi yang detail, sertakan bukti-bukti bila perlu.
  3. Berikan tanggapan atau pendapat pribadi terhadap masalah yang dilaporkan.

Hal-hal penting dalam melakukan hokoku:

  • Masalah atau berita buruk harus dilaporkan terlebih dahulu (bad news first).
  • Jangan menyembunyikan masalah.
  • Catatlah hal penting sekecil apapun setiap saat.
  • Bila ragu dengan keputusan yang akan diambil, cepatlah melaporlah pada atasan.
  • Segeralah melapor progress kerja, jangan menunggu ditanya.
  • Jangan ragu untuk segera melapor pada atasan, meskipun beliau sedang sibuk.
  • Laporkanlah update progress
  • Melaporlah secara rutin.
  • Pilihlah cara terbaik melapor sesuai kondisi dan kebutuhan saat itu. Misalkan melalui tatap muka langsung, email, telepon dan sebagainya.
  1. Renraku – Menghubungi/Contact

Berbagi informasi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan penugasan kepada orang-orang yang dianggap perlu untuk tahu.

Langkah untuk renraku:

  1. Mulailah dengan memaparkan apa yang menjadi kesimpulan dari informasi.
  2. Sampaikan hal-hal yang menjadi alasan, latar belakang dan berikan informasi yang detail.
  3. Konfirmasikan dan bila yang bersangkutan tidak di tempat, tinggalkan pesan tertulis dan konfirmasikan setelah dia kembali.

Gunakan 5W+3H setiap kali melakukan renraku:

  • Who? Orang terkait dalam penugasan.
  • What? Hal yang berkenaan dengan tugas.
  • Where? Tempat terkait dengan tugas.
  • When? Waktu/tanggal/jam
  • Why? Alasan/sebab penugasan.
  • How? Cara melakukan penugasan.
  • How many? Jumlah/frekuensi.
  • How much? Harga/biaya terkait.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan renraku:

Dalam menyampaikan pesan

  • Sharing-lah informasi pada pihak terkait tiap selesai satu fase pekerjaan yang ditugaskan.
  • Diskusikan informasi yang dimiliki dengan pihak terkait menyangkut pekerjaan yang ditugaskan.
  • Pilihlah cara & media terbaik dalam penyampaian informasi sesuai situasi & kondisi saat itu.

 Dalam menerima pesan

  • Biasakanlah mencatat setiap informasi atau pesan yang diterima.
  • Konfirmasi ulang tiap informasi/pesan yang diterima untuk memastikan tidak ada perbedaan.
  • Beritahukan nama kita setelah menerima informasi/pesan sebagai bagian dari konfirmasi.
  1. Sodan – Berkonsultasi/Consult

Meminta pendapat atau instruksi dari atasan atau dari orang yang terkait dengan pekerjaan saat kita tidak yakin dengan pekerjaan/wewenang/keputusan yang akan diambil.

Langkah untuk sodan:

  1. Analisis situasi dan pahami dengan benar permasalahannya.
  2. Carilah sendiri beberapa alternatif solusi terlebih dahulu.
  3. Siapkan acuan dan data terlebih dahulu.
  4. Konsultasikan dengan atasan atau teman kerja.
  5. Hormatilah pendapat yang kritis.
  6. Dengarkan pendapat orang lain dengan rendah hati.
  7. Jangan hanya terpaku pada pendapat pribadi, berkonsultasilah juga dengan orang lain.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam berkonsultasi:

  • Pahamilah alasan saat atasan anda berkata “tidak”.
  • Mintalah nasihat dari rekan kerja yang lebih berpengalaman.
  • Konsultasi juga bermanfaat dalam membina hubungan kerja.

Metode horenso menegaskan tentang pentingnya kerja sama tim dan proses bisnis dalam budaya kerja Jepang. Dengan kerja sama tim yang padu dan proses bisnis yang unggul, diharapkan tidak hanya angka kecelakaan kerja/masalah yang dapat diminimalisir namun efektivitas perusahaan dapat dicapai dengan optimal.

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s